Как сделать подпись в электронном письме от компании

Чаще всего переписка по email – это основной и «официальный» канал общения с клиентами и партнерами. Чтобы правильно создать подпись электронного письма, нужно понимать, какие дополнительные действия нужны от читающего.

Привлечь внимание к компании

Если вы делаете рассылку от лица компании, обязательно используйте в подписи ссылку на сайт и логотип бренда.

Оформление подписи в рассылке от Tinkoff.ru

Перевести на другие каналы взаимодействия

Из почтового ящика пользователей можно вести на каталог или связанные сайты компании, которые могут быть интересны получателю письма.

Ссылки на другие каналы в подписи к письму

Персонализировать общение с клиентами и партнерами

Если от лица бренда с пользователем по email общаются разные отделы и специалисты, персонализируйте их для лучшего контакта.

На вопросы о сотрудничестве отвечает исполнительный директор

Рассылка дайджестов и материалов блога ведется от лица редактора

На технические вопросы отвечает техподдержка

Мотивировать совершить целевое действие

Если подписчики email-рассылки часто пользуются вашими услугами офлайн, сообщите, какое действие вы от них ждете.

Например, пригласите в магазин

Как сделать подпись в Яндекс.Почте

Образец официальной подписи компании в электронном письме зависит от того, каким почтовым клиентом вы пользуетесь.

Как сделать подпись в Яндекс.Почте

1. Открываем настройки – значок находится в верхнем правом углу, слева от аватарки (1)
2. Выбираем блок «Личные данные, подпись, портрет» (2)
3. Кликаем «Добавить подпись» (3)

У Яндекса простой текстовый редактор, который позволяет персонализировать шрифт, добавить изображение и поставить ссылку.

Подпись руководителя в Яндекс.Почте

Чтобы вставить ссылку в текст, выделите его и используйте инструмент «Вставить ссылку».

Чтобы вставить логотип компании, используйте инструмент «Вставить изображение». Желательно использовать картинки небольшого размера, например, 100х100. Крупные изображения будут выглядеть неорганично.

Как сделать счетчик подписи

Для работы с сервисом Sigs.ME пользователю необходимо войти либо зарегистрироваться. Это необходимо для того, чтобы загруженные пользователем документы и печати были доступны только ему и никому другому.

Добавление подписей и печатей

Для загрузки изображений печатей и подписей, которые будут подставляться в документы, необходимо нажать на кнопку (на смартфонах кнопка выглядит так — ), расположенную в верхней части экрана.

На открывшейся странице необходимо нажать на кнопку , после чего в диалоговом окне выбрать файл с изображением.

После выбора файла, изображение будет загружено для предварительного редактирования:

Если изображение содержит лишние области, то их можно убрать. Для этого необходимо выделить область, которую требуется оставить и нажать на кнопку :

Если необходимо повернуть изображение, то кнопка вращает изображение на 90° против часовой стрелки. Кнопка — на 90° по часовой стрелке.

ВАЖНО! Если фон исходного изображения не прозрачный или не белый, его будет видно на сканах подписываемых документов. Для удаления фона воспользуйтесь кнопкой , после чего выберите наиболее подходящий вариант.

Для сохранения изображения в базе пользователя необходимо нажать на кнопку

Загрузка документов

Для работы с документами необходимо нажать на кнопку (на смартфонах кнопка выглядит так — ), расположенную в верхней части экрана.

Для добавления файлов необходимо либо перетащить их в область, выделенную голубым цветом, либо нажать на кнопку

Если загрузка файлов прошла успешно, они отобразятся:

ВАЖНО: когда пользователь загружает документ в сервис Sigs.ME, создается две копии: одна с низким качеством и «легкая» — для того, что бы у пользователя загрузка и отображение страниц документа на мониторе происходило максимально быстро. Вторая копия — с высоким качеством и, соответственно, «тяжелая» — служит для формирования скана документа, в который подставляются печати и подписи. Таким образом, работа пользователя происходит без задержек (из-за маленького «веса» изображений), а конечный документ формируется с высоким качеством.

• — переход к следующей странице;
• — переход к предыдущей странице;
• — загрузка новых страниц в документ;
• — удаление текущей страницы документа.

Добавление печатей и подписей в документ

Для добавления печатей и подписей, необходимо открыть документ, в который требуется вставить печать или подпись, и, нажав правую кнопку мышки на документе (на смартфоне необходимо нажать и удерживать палец на экране), вызвать меню с перечнем печатей и подписей:

. и выбрать необходимое изображение. После чего оно отобразится в документе:

Для изменений размеров вставленного изображения служат углы рамки, которой обведено изображение .

Так же можно перетащить изображение, зажав его.

Активным изображением (для установки изображения активным, необходимо нажать на него) возможно так же управлять через нижнее меню .

• — перемещает выделенное изображение под остальные изображения. Необходимо, когда, например, большая печать полностью закрывает маленькую подпись, которую необходимо передвинуть;
• — перемещает выделенное изображение над остальными изображениями;
• — вращает печать или подпись в документе против часовой стрелки;
• — вращает печать или подпись в документе по часовой стрелке;
• — удаляет печать или подпись из документа;

Получение скана подписанного документа

Для создания скана документа, в который уже вставлены печати и подписи, необходимо нажать на кнопку (на смартфонах кнопка выглядит так — ), расположенную в верхней части экрана.

Готовый скан можно будет скачать, нажав на кнопку (на смартфонах кнопка выглядит так — ), которая появится сразу после создания скана.

Как создать подпись для писем в Gmail, Яндекс.Почте или Mail.ru

Конструкторы рассылок генерируют письма с красивыми шаблонами и подписями. Бесплатные и платные сервисы мы собрали в этом списке.

Можно пойти простым путем: создать шаблон подписи в Microsoft Word или Google Docs и добавить его в почтовый клиент.

Как создать шаблон подписи

Сделаем лаконичную подпись, к примеру, как у Крис Фаральдо — с фото и описанием со ссылками на нужные проекты.

Как сделать такую подпись самостоятельно:

В пустом документе создаем таблицу с тремя столбцами. Нужно три, чтобы одним из них регулировать отступ в середине.

Выберите фотографию. Фото в круге будет смотреться эстетичнее, ниже мы покажем, как его сделать.

Добавьте фото в первый столбец. Для почтовых сервисов залейте фото в фотохостинг и используйте ссылку.

В третьем напишите имя и фамилию, выделите ее крупнее. Второй строкой укажите должность.

Отступите и добавьте призывы к пользователю. Редактор PR-CY использует эту почту для переписки с редакциями других площадок, так что в дополнительную информацию добавили напоминание о сути компании

Левую границу второго столбца покрасьте цветом и выберите толщину — это будет разделитель.

Остальным границам задайте толщину 0 пт.

Отрегулируйте отступ между фото и текстом с помощью столбца посередине.

Скопируйте, что получилось, и вставьте в окно в настройках почтового клиента.

Как добавить или изменить подпись в Gmail

Откройте сервис Gmail.

Нажмите на значок настроек, это шестеренка вверху справа.

Выберите «Все настройки».

Найдите пункт «Подпись» в разделе «Общие».

Вставьте ее в поле и сохраните изменения.

Как добавить или изменить подпись в Яндекс.Почте

Откройте сервис Яндекс.Почта.

Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу.

Выберите «Личные данные, подпись, портрет».

Найдите окно для подписи.

Вставьте элементы, для фото используйте ссылку.

Нажмите «Добавить», чтобы она стала доступна.

Как добавить или изменить подпись в Mail.ru

Откройте сервис Mail.ru.

Нажмите на «Настройки» внизу слева.

Выберите «Все настройки» — «Имя и подпись».

Для редактирования нажмите на карандаш справа, для создания новой на «Добавить».

Вставьте готовый текст и залейте фотографию.

Редактирование в сервисе

Бонус: как сделать круглое фото

Вырезать из обычного фото лицо в круге можно в бесплатных онлайн-сервисах, например: Скруглитель, IMGonline, инструмент в IT helper, редактор в Canva. Либо в графических редакторах.

Как вырезать круглое фото в Adobe Photoshop:

Откройте фото в программе.

Выберите инструмент «Овальная область».

Зажмите Shift, чтобы область не растягивалась, а приобрела форму круга.

Выделите область, переместите мышью на нужное место

Кликните правой кнопкой мыши на область в круге и выберите «Скопировать на новый слой». Предыдущий слой удалите.

Кадрируйте изображение по границам круга.

Сохраните его в формате PNG с прозрачным фоном.

Настройка подписей в документах

Реализация товаров и услуг

На главной вкладке в разделе «Продажи» необходимо открыть документ «Реализация (акты, накладные)».

Рисунок 5 – Окно «Реализация (акты, накладные)»

Реквизиты настраиваются в специальной форме «Подписи», которую можно открыть по одноименной гиперссылке в левом нижнем углу окна.

Рисунок 6 – Окно настройки подписи документов РТиУ

Настройка подписи в документе «Счет покупателю»

На главной вкладке в разделе «Продажи» открываем документ «Счета покупателям».

Рисунок 7 – Окно настройки подписи в документе «Счета покупателям»

В открывшемся документе заполняем вкладку «Реквизиты продавца и покупателя». Тем самым, мы задали подпись ответственного лица для данного документа.

Ukr.net

1. В профиле кликните рядом с логином кнопку «три полоски».

2. Откройте подраздел «Учётная запись».

3. В поле «Подпись» введите с необходимый текст.

4. В надстройке «Размещение» выберите местоположение: после ответа, в конце письма.

5. Нажмите «Сохранить изменения». При открытии опции отправки, подпись будет отображаться в поле.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Чтобы сделать электронную подпись внизу текста в word существует два пути:

Первый:

1. Во вкладке Вставка в блоке Текст ищете Строка подписи и нажимаете

1. Соглашаетесь с информацией в диалоговом окне.

1. Вписываете необходимые сведения и нажимаете ОК.

1. В итоге получаете вот такое место для автографа, где можно подписывать документ:

Соответственно ставите подпись над чертой. Можно добавить картинку из Способа №1, предварительно сохранив её на компьютере, при помощи настроек. И тогда получится вот так:

Второй путь:

1. В левом верхнем углу нажимаете на характерную кнопку, ищете строку Подготовить и в выпадающем списке выбираете Добавить цифровую подпись

1. Соглашаетесь с информацией в диалоговом окне.
2. В следующем окне выбираете второй пункт и подтверждаете

1. Далее нажимаете Подписать

1. Если все сделано верно, то справа появится окно, в котором отображается информация о подписях документа.

Заключение

ЭЦП — виртуальный аналог подписи для визирования электронных документов — полезен обычным гражданам и бизнесменам. Его применяют для авторизации на «Госуслугах» и сайте ФНС, для электронных торгов и сделок. Небольшая стоимость в пределах 2 тысяч рублей многократно окупается сэкономленным временем и ресурсами.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.