Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

1. Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
2. Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
3. Обязательно нужно указывать марку прицепа.
4. Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Зачем все это?

Аккумулятору в моем авто уже 8 лет. С одной стороны, несмотря на свой возраст, он еще ни разу не подводил даже в сильные морозы. Однако с другой стороны, приходит понимание того, что жизненный цикл АКБ скоро закончится. Подкрепилось оно недавним случаем довольно тяжелого запуска после длительного простоя на морозе — стартеру едва хватило тока для пуска двигателя. Неуверенность в надежности подуставшего АКБ также усугубляется рваным графиком поездок на авто: бывает 1000 км за несколько дней, а бывает неделя простоя без поездок. Наиболее естественным и простым решением данной проблемы было бы просто заменить АКБ на новый. Однако инженер-экспериментатор, сидящий внутри меня, не может сдаться так быстро. Поэтому начался поиск альтернативных решений, способных продлить жизнь старому АКБ. Одним их таких решений является суперконденсаторный старт джампер, недавно здесь как раз был описан DIY проект оного. Устройство мне понравилось, но по стоимости оно выходит почти как новый АКБ, а ведь аккум все равно придется рано или поздно заменить (не лазить же под капот при каждом запуске). Поэтому я решил пойти другим путем и сделать недорогое устройство, которое бы просто информировало о том, что заряд АКБ приближается к критическому значению (в первую очередь при длительном простое авто). Так можно своевременно зарядить аккумулятор путем запуска двигателя.

Выбор экономичного автомобиля

Самыми экономичными на сегодняшний день являются автомобили с электрическим двигателем. Они работают на аккумуляторах, для зарядки которых требуется электричество. Такая зарядка значительно дешевле бензина.

За ними следуют гибридные авто. В них бензиновый мотор сочетается с электрическим. Экономия в таком варианте существенная в сравнении с полностью бензиновыми или дизельными.

Ни первые, ни вторые в России не распространены, поэтому вам, вероятно, придется выбирать себе классический вариант. Наиболее экономичные среди них — с наименьшей массой и наименьшим объемом двигателя. Производители обычно указывают средний расход моделей в характеристиках. Но надежнее полагаться на отзывы реальных владельцев.

— Требования к установке сигнализаторов и газоанализаторов (ТУ-ГАЗ-86).
Утверждены приказом Миннефтехимпрома СССР от 30 апреля 1986 г. № 419.
— ПОТ Р М-021-2002. Межотраслевые правила по охране труда при эксплуатации нефтебаз, складов ГСМ, стационарных и передвижных автозаправочных станций.

Требования к газоанализаторам и газоаналитическим системам:
— общие технические требования к газоанализаторам горючих газов установлены в ГОСТ Р 52350.29.1;
— взрывобезопасность газоанализаторов должна соответствовать требованиям стандартов серий ГОСТ Р 51330, ГОСТ Р 52350, ГОСТ Р МЭК 60079.

Для постоянного мониторинга взрывоопасных горючих газов на заправках устанавливаются следующие стационарные газоанализаторы:
— СИГМА-03 газоанализатор многоканальный стационарный. Возможность подключения от 2 до 14 выносных взрывозащищённых датчиков на различные взрывоопасные газы;
— СИГМА-1М газоанализатор многоканальный стационарный. Подключение от 1 до 8 взрывозащищённых датчиков;
— СИГНАЛ-03 газоанализатор-сигнализатор многоканальный стационарный. Подключение от 1 до 4 взрывозащищённых датчиков.

Пример газоаналитической системы на базе газоанализатора СИГМА-03

Для периодического измерения взрывоопасных горючих газов и их паров на заправках рабочим персоналом могут применяться следующие взрывозащищённые газоанализаторы:
— СЕАН-(Н)-CH4 газоанализатор метана индивидуальный с термокаталитическим детектором;
— СГГ-20Микро сигнализатор-течеискатель переносной;
— СИГНАЛ-4 газоанализатор взрывоопасных и токсичных паров, кислорода переносной.

Все переносные и стационарные газоанализаторы являются средством измерения и поставляются СТРОГО с первичной государственной поверкой!

Комплектация автоматических КАЗС

В состав самых современных автоматических КАЗС входят:

• Двустенный стальной резервуар с постоянным контролем давления в межстенном пространстве.
• Электронная ТРК с высоким классом точности – до 0,25%.
• Двухуровневый газоанализатор для мониторинга концентрации газов.
• Световые и звуковые сигнализаторы аварийных режимов, устройства, отключающие работу оборудования в аварийных ситуациях.
• Автоматические системы принудительной вентиляции и пожаротушения.
• Электронные устройства, обеспечивающие контроль утечки нефтепродукта, двухступенчатый контроль наполнения емкости, измерение температуры и плотности.
• Системы видеонаблюдения и охранной сигнализации.
• Система Online GSM мониторинга всех параметров АКАЗС.

АКЗС позволяют организовать безоператорную систему раздачи и оплаты топлива. С этой целью на ТРК, которая может быть однорукавной или рассчитанной на несколько видов топлива, устанавливаются считыватели proxy-карт. Информация от ТРК поступает на центральный компьютер с помощью GSM-связи. Нефтепродукт может отпускаться через терминалы, рассчитанные на оплату обычными пластиковыми картами. Такие терминалы устанавливаются на расстоянии не менее 3 м от АКАЗС.

Защита топлива от слива: 5 инструментов для контроля расхода ГСМ

Как мы уже говорили выше, единственный способ защититься от кражи топлива ― усилить контроль за расходом ГСМ. И хотя совершенных инструментов контроля не существует, риск кражи значительно сокращается. Используйте как можно больше параметров проверки и способов контроля.

Сравнивать с нормами расхода ГСМ

Минтранс России разработал методические рекомендации, которые устанавливают нормы расхода для каждой марки и модели машины. В документе установлены поправочные коэффициенты и надбавки, которые зависят от условий эксплуатации автомобиля. Помните, эти нормы не учитывают год выпуска автомобиля, качество дорог, особенности перевозимого груза. Этот способ подходит только для примерного расчета затрат на ГСМ.

Нормы расхода ГСМ один из примеров, как доказать слив топлива

Использовать штатный датчик через can-шину

Производители устанавливают в бак машины штатный датчик. Он передает топливные данные в бортовой компьютер. Информация о расходе и уровне топлива от бортового компьютера по CAN-шине передается в систему спутникового мониторинга. Главная проблема такого датчика слива топлива, что он дает погрешность до 15%. На точность показаний влияют форма бака и специфика транспортного средства. CAN-модуль стоит от 2000 рублей, но не каждая машина поддерживает такой способ считывания и передачи данных.

Контроль слива топлива можно организовать с помощью проточного датчика расхода топлива

Датчик работает по принципу счетчика на воду. Его устанавливают на топливную магистраль, чтобы измерить объем проходящего топлива. Информация от него передается напрямую бортовому контроллеру через интерфейсный выход. Погрешность датчика всего 1-3%. Но это довольно дорогостоящее оборудование. Самые простые стоят 18 000 рублей, а цена зависит от марки и модели транспорта. Но даже с ним не может быть полной уверенности. Обычная врезка в топливную магистраль перед датчиком поможет и дальше сливать топливо.

Устройство датчика расхода топлива

Отслеживать расход топлива с помощью датчика уровня топлива

Датчик уровня топлива подключают к бортовому контроллеру для измерения топлива в баке. Он отслеживает любые изменения в баке: заправки и сливы. Точность показаний зависит от правильности установки. Погрешность держится в пределах 1-3%. Главный минус таких датчиков заключается в том, что они достаточно дорогостоящие, а некоторые водители иногда специально повреждают трекеры паяльником или кипятком. Это приводит к дополнительным тратам на содержание автопарка.

Использовать систему расхода топлива и одновременный мониторинг

Недостаточно установить систему расхода топлива, чтобы выстроить качественный контроль. Нормы не учитывают особенностей эксплуатации транспорта, штатный датчик дает большую погрешность, водители изобретают новые способы обмануть ДРТ и ДУТ. Чтобы взять под контроль расход ГСМ, важно не только проверять количество топлива, но и знать вплоть до секунды, чем занимается водитель, по какому маршруту едет, где совершает остановки, сколько километров проезжает за день.

Шаг 5. Закрыть госконтракт

Последний этап инструкции — исполнение и закрытие контракта. Когда поставщик отгрузит весь положенный объем бензина, а заказчик расплатится, контракт станет исполненным. Сведения об этом необходимо разместить в ЕИС в течение 5 рабочих дней.

Закрытие в бухгалтерском учете производится ежемесячно (или в иной период поставки, установленный в соглашении) по топливным картам. Бухгалтер принимает от ответственного сотрудника следующие документы-основания:

• отчет о потреблении или чеки от исполнителя;
• товарные накладные на отгрузку;
• отчет держателя топливных карт с сопроводительными документами (чеки, путевые листы).

В качестве подтверждения сдачи и приемки по закупке стороны составляют акт. Это не типовая форма, поэтому организация вправе использовать самостоятельно разработанный бланк.